Der Kalender baut sich auf den Zeiten der anderen auf
Verwaltungsaufgaben, Arbeiten am Lokal, Lieferung der Einrichtung, Anschluss der Versorgungsleitungen, Konformitätserklärungen: Dies sind alles Aktivitäten, deren Zeitaufwand nicht von der Person abhängt, die eröffnet. Sie müssen zuerst und mit echten Spielräumen begonnen werden, da eine Verzögerung bei einer dieser Aufgaben alles andere verschiebt.
Kontrollierbare Aktivitäten — Personalauswahl, Festlegung der Preisliste, Vorbereitung der Kommunikation, Team-Schulung — können komprimiert und neu organisiert werden. Es ist korrekt, sie um die ersten herum zu planen, nicht umgekehrt.
Der einzuplanende Spielraum ist kein Luxus. Bei einem Projekt mit Bauarbeiten und Formalitäten ist die Wahrscheinlichkeit hoch, dass mindestens ein Punkt sich verzögert: Ein Kalender ohne Spielraum führt zu einem Eröffnungsdatum, das kommuniziert, nicht eingehalten und neu kommuniziert wird, mit dem entsprechenden Glaubwürdigkeitsverlust.
Die drei Phasen der neunzig Tage
Die Tabelle verteilt die Aktivitäten über die Zeit und unterscheidet, was sofort gestartet werden muss.
| Zeitraum | Aktivität | Notiz |
|---|---|---|
| Tage 90-60 | Formalitäten, Bestellungen, Arbeitsbeginn | Alles, was von Dritten abhängt |
| Tage 60-30 | Arbeiten, Konformität, Personalauswahl | Wöchentliche Fortschrittskontrolle |
| Tage 30-10 | Einrichtung, Preisliste, Kommunikation | Komprimierbare Aktivitäten |
| Die letzten 10 | Generalprobe, letzte Überprüfungen | Marge für Unvorhergesehenes. |
Wie man den Kalender aufbaut
Starte das, was von anderen abhängt
Formalitäten, Arbeiten, Bestellungen, Anschlüsse.
Plane um diese herum
Kontrollierbare Aktivitäten passen sich an.
Überprüfen Sie jede Woche.
Früh entdeckte Verzögerungen lassen sich ausgleichen.
Lassen Sie einen Puffer am Ende
Und kommuniziert das Datum erst nach Abschluss der Arbeiten.
Wie man es verwaltet
- Starte zuerst die Aktivitäten, die von anderen abhängen.
- Legen Sie eine wöchentliche Kontrolle der Fortschritte fest, nicht monatlich.
- Kommuniziere das Eröffnungsdatum erst, wenn die Arbeiten abgeschlossen sind.
Ein Datum zu früh zu kommunizieren ist der häufigste und vermeidbarste Fehler. Ein angekündigtes und dann zweimal verschobenes Datum verbraucht die Aufmerksamkeit, die man aufbauen wollte, und die dritte Ankündigung erhält weniger Resonanz als die erste.
Die wöchentliche Kontrolle mit den Lieferanten dient dazu, Verzögerungen zu entdecken, solange sie noch aufgefangen werden können. Ein Lieferant mit zwei Wochen Verspätung, der 30 Tage vor der Eröffnung entdeckt wird, ist ein handhabbares Problem; entdeckt man es fünf Tage vorher, ist es das nicht.
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Vor der Entscheidung zu konsultieren
Die Bearbeitungszeiten für Anträge variieren je nach Gemeinde: Sie müssen zu Beginn der Planung beim SUAP überprüft werden, da sie das tatsächliche Eröffnungsdatum bestimmen.
Häufig gestellte Fragen
Was ist zuerst zu starten?
Alles, was von Dritten abhängt: Behördengänge, Arbeiten, Bestellungen von Möbeln und Ausrüstung, Versorgungsanschlüsse.
Wann sollte das Eröffnungsdatum kommuniziert werden?
Wenn die Arbeiten abgeschlossen sind. Ein mehrfach verschobenes Datum verbraucht genau die Aufmerksamkeit, die man erzeugen wollte.
Wie viel Marge sollte man einplanen?
Ein realer Spielraum in den letzten zehn Tagen: Bei einem Projekt mit Arbeiten und Formalitäten ist die Wahrscheinlichkeit hoch, dass sich etwas verzögert.