El problema es la superposición, no el traslado
Transferir las citas futuras requiere una tarde: son pocas semanas de calendario y se copian una sola vez. El problema real llega después, cuando por seguridad se sigue anotando también en papel.
Dos agendas en paralelo producen inevitablemente dos verdades. Alguien anota solo en una, otro solo en la otra, y la primera superposición llega en pocas semanas. La prudencia que debía proteger es exactamente lo que rompe.
La regla que funciona es clara: a partir de una fecha elegida se escribe solo en digital, y el papel sigue siendo consultable pero nadie añade nada. Es más seguro que una transición suave, porque no deja ambigüedad sobre dónde está la verdad.
Qué transferir y qué no
La tabla distingue lo que debe llevarse enseguida de lo que puede quedarse donde está.
| Qué. | Transferir | Nota |
|---|---|---|
| Citas futuras | Sí, todos | Pocas semanas de calendario |
| Contactos de clientes activos | Sí | Con las mismas precauciones de siempre |
| Historial de los años pasados | No | Sigue siendo consultable en papel |
| Notas técnicas recientes | Sí, las útiles | Color y últimos trabajos |
Cómo cambiar
Elige la fecha de corte
En un periodo tranquilo, no antes de las fiestas.
Transfiere el futuro
Citas y contactos activos.
Alinea al equipo
Desde esa fecha se escribe solo ahí.
Archiva el papel
Consultable, no actualizable.
Cómo hacerlo
- Elige una fecha de corte y comunícala al equipo.
- Transfiere solo las citas futuras y los contactos activos.
- Mantén el papel como archivo, no como agenda.
La fecha de corte debe elegirse en un momento tranquilo, no antes de un periodo punta. Un lunes de principio de mes es mejor que el jueves antes de las fiestas, y el motivo es trivial: en los primeros días se cometen errores y hace falta margen para corregirlos.
El equipo debe estar alineado antes, no después. Una persona que sigue anotando en papel porque «no se fía» basta para producir la primera superposición, y la superposición se convierte en el argumento para volver atrás.
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Preguntas frecuentes
¿Cuánto tiempo se necesita para pasar?
Una tarde para transferir las citas futuras. El resto es una cuestión de disciplina, no de trabajo.
¿Puedo guardar la tarjeta por seguridad?
Como archivo sí, como agenda no: dos registros producen dos verdades y la primera superposición llega en pocas semanas.
¿Debo transferir todo el historial?
No. Bastan las citas futuras, los contactos activos y las notas técnicas recientes.