Peu de données, trois questions
Une réservation type recueille un nom, un contact et les prestations choisies. Sur chacun, il faut répondre à trois questions : pourquoi cela sert, combien de temps on le garde et qui peut le voir. Ce sont des réponses à donner avant de publier le formulaire, pas quand quelqu'un les demande.
Le nom et la prestation servent à exécuter le rendez-vous. L'e-mail sert à confirmer et à rappeler. Le téléphone sert si le salon s'en sert pour prévenir d'un changement : s'il ne s'en sert jamais, le demander comme obligatoire, c'est recueillir une donnée sans finalité, et c'est l'erreur la plus répandue.
La note libre mérite une attention à part. C'est le champ où les gens écrivent spontanément des informations qu'on ne demandait pas — allergies, grossesses, traitements — et qui relèvent de catégories plus sensibles. Elle se traite avec le même soin qu'une fiche technique, pas comme un commentaire ordinaire.
Pourquoi chaque donnée est demandée
Le graphique est qualitatif et indique le caractère nécessaire de chaque donnée pour exécuter le rendez-vous.
Donnée, finalité et durée
Le tableau relie chaque donnée recueillie à la finalité qui la justifie.
| Donnée | Pourquoi elle sert | Attention |
|---|---|---|
| Nom | Identifier le rendez-vous | Toujours nécessaire |
| Confirmation et rappel | Obligatoire seulement si vous l'utilisez | |
| Téléphone | Avis urgents | Ne le demandez pas si vous ne l'utilisez pas |
| Notes libres | Indications de la cliente | Peuvent contenir des données sensibles |
Comment l'organiser
Listez les champs
Et pour chacun la finalité concrète.
Retirez les obligatoires inutiles
Si vous ne l'utilisez pas, ne le demandez pas.
Reliez l'information
Là où l'on réserve, pas seulement en accueil.
Définissez les durées
Avec votre conseil, et respectez-les.
À corriger
- Ne rendez obligatoires que les champs que vous utilisez vraiment.
- Reliez l'information là où l'on réserve, pas seulement en accueil.
- Traitez les notes libres comme des informations sensibles.
Le test le plus simple est de se demander, champ par champ, ce qui arriverait sans lui. Si la réponse est « rien », le champ ne doit pas être obligatoire : toute donnée recueillie et jamais utilisée est un risque sans contrepartie, et une raison de plus d'abandonner le formulaire.
Un autre point pratique concerne l'unicité des contacts. Si e-mail et téléphone identifient deux fiches différentes de la même personne, la réservation publique ne doit ni choisir seule ni révéler que cette personne est déjà cliente : elle s'arrête et le salon règle cela en interne.
Réservation sans compte, champs que vous décidez
Dans Saloria la cliente réserve sans créer de compte : nom et au moins une prestation sont les seuls champs toujours demandés, et le salon décide de rendre obligatoires le nom de famille, les notes, l'e-mail et le mobile. Si e-mail et téléphone se révélaient associés à deux fiches différentes, la réservation publique s'arrête sans rien révéler sur l'existence d'une cliente.
Questions fréquentes
Quelles données faut-il pour une réservation ?
Le nom et les prestations choisies. E-mail et téléphone seulement si vous les utilisez vraiment pour confirmer, rappeler ou prévenir.
Les notes libres posent-elles problème ?
Elles se traitent avec soin : les gens y écrivent spontanément allergies ou traitements, qui relèvent de catégories plus sensibles.
Faut-il un compte pour la cliente ?
Non, et ne pas en avoir réduit les données recueillies. Dans Saloria la réservation se fait sans compte, avec un lien pour modifier ou annuler.