Trois niveaux de disponibilité
La disponibilité d'un salon s'écrit sur trois niveaux. Le premier est la récurrence : les horaires normaux de chaque jour de la semaine, qui changent rarement. Le second est l'exception : une fermeture en milieu de semaine, une ouverture extraordinaire, une journée avec des horaires réduits.
Le troisième niveau sont les blocs individuels : une personne en formation, une heure dédiée à un fournisseur, une absence. Ceux-ci ne ferment pas le salon, ils ferment une ressource, et les confondre avec les fermetures générales est l'erreur qui laisse le calendrier plus ouvert qu'il ne devrait l'être.
Quand les trois niveaux existent vraiment, les vacances deviennent une opération de deux minutes : on insère une exception sur la période et la disponibilité publique cesse d'offrir ces jours. Quand ils n'existent pas, les vacances deviennent une journée passée à annuler des créneaux à la main.
Trois niveaux, trois outils
Le tableau relie chaque situation à la manière correcte de la gérer.
| Situation | Niveau | Effet |
|---|---|---|
| Horaires normaux de la semaine | Récurrence | Base de la disponibilité |
| Clôture en milieu de semaine | Exception | Ferme tout le salon |
| Vacances ou longue période | Exception sur période | Ferme tout le salon |
| Absence d'une personne | Blocage sur la ressource | Ferme seulement cet agenda |
Comment les configurer
Définissez les récurrences
Les horaires normaux de chaque jour.
Ajouter les exceptions
Fermetures, horaires réduits, ouvertures exceptionnelles.
Utilise les blocs pour les personnes
Absences et engagements individuels.
Saisissez les congés à l'avance
Avant que quelqu'un ne réserve dedans.
À garder sous contrôle
- Saisissez les fermetures avant de les annoncer.
- Distingue les absences individuelles des fermetures du salon.
- Vérifiez les jours réservables à l'avance avant les congés.
Le paramètre que presque tout le monde oublie est la distance dans le futur à laquelle on peut réserver. Si elle est de six mois et que les congés ne sont pas encore saisis, quelqu'un réservera pendant les vacances : le rendez-vous sera légitime et l'annulation sera à la charge du salon.
Les absences individuelles doivent être séparées des fermetures générales, ne serait-ce que pour une raison pratique : une personne absente ne doit pas fermer le salon, et si le seul outil disponible est la fermeture totale, on finit par perdre des journées entières de travail des autres.
Du guide au travail en salon
Dans Saloria, vous pouvez définir les services et les durées, définir les horaires du salon et recevoir des réservations sur votre page publique. L'agenda général est gratuit ; les agendas séparés des professionnels sont disponibles à partir du plan Basic. Gestion des rendez-vous. Comparez les fonctions, les quotas et les prix mis à jour.
Questions fréquentes
Comment gérer les congés sans annuler de rendez-vous ?
En insérant l'exception sur la période avant que les jours ne deviennent réservables : cela dépend de la distance dans le futur à laquelle vous acceptez les réservations.
Une absence d'une collègue ferme-t-elle le salon ?
Non. Cela doit être géré comme un bloc sur la ressource individuelle, pas comme une fermeture générale, sinon vous perdez les journées des autres.
Que faire si quelqu'un a déjà réservé un jour de fermeture ?
Vous le contactez et proposez deux alternatives concrètes. Pour éviter cela, la clôture doit être insérée avant d'être annoncée.