Trois niveaux de disponibilité
La disponibilité d'un salon s'écrit sur trois niveaux. Le premier est la récurrence : les horaires normaux de chaque jour de la semaine, qui changent rarement. Le second est l'exception : une fermeture en semaine, une ouverture exceptionnelle, une journée à horaire réduit.
Le troisième niveau, ce sont les blocages individuels : une personne en formation, une heure consacrée à un fournisseur, une absence. Ceux-là ne ferment pas le salon, ils ferment une ressource, et les confondre avec les fermetures générales est l'erreur qui laisse le calendrier plus ouvert qu'il ne devrait l'être.
Quand les trois niveaux existent vraiment, les congés deviennent une opération de deux minutes : on saisit une exception sur la période et la disponibilité publique cesse de proposer ces jours. Quand ils n'existent pas, les congés deviennent une journée passée à annuler des créneaux à la main.
Où l'on se trompe le plus souvent
Le graphique est qualitatif et indique à quelle fréquence chaque situation crée des problèmes.
Trois niveaux, trois outils
Le tableau relie chaque situation à la bonne façon de la gérer.
| Situation | Niveau | Effet |
|---|---|---|
| Horaires normaux de la semaine | Récurrence | Base de la disponibilité |
| Fermeture en semaine | Exception | Ferme tout le salon |
| Congés ou période longue | Exception sur période | Ferme tout le salon |
| Absence d'une personne | Blocage sur la ressource | Ferme seulement cette agenda |
Comment les régler
Définissez les récurrences
Les horaires normaux de chaque jour.
Ajoutez les exceptions
Fermetures, horaires réduits, ouvertures exceptionnelles.
Utilisez les blocages pour les personnes
Absences et engagements individuels.
Saisissez les congés à l'avance
Avant que quelqu'un y réserve.
À garder sous contrôle
- Saisissez les fermetures avant de les annoncer.
- Distinguez les absences individuelles des fermetures du salon.
- Vérifiez les jours réservables à l'avance avant les congés.
Le paramètre que presque tout le monde oublie, c'est jusqu'où on peut réserver dans le futur. S'il est de six mois et que les congés ne sont pas encore saisis, quelqu'un réservera dedans : le rendez-vous sera légitime et l'annulation vous reviendra.
Les absences individuelles doivent rester séparées des fermetures générales, aussi pour une raison pratique : une personne absente ne doit pas fermer le salon, et si le seul outil disponible est la fermeture totale, on finit par perdre des journées entières de travail des autres.
Récurrences, exceptions et blocages
L'agenda de Saloria gère des disponibilités récurrentes pour chaque professionnel, des exceptions pour fermetures et horaires exceptionnels et des blocages individuels pour absences et engagements. Le salon règle aussi le délai minimum et le nombre de jours réservables à l'avance, si bien que des congés saisis à temps ne sont jamais proposés en ligne.
Questions fréquentes
Comment gérer les congés sans annuler de rendez-vous ?
En saisissant l'exception sur la période avant que ces jours deviennent réservables : cela dépend de l'horizon de réservation que vous acceptez.
L'absence d'une collègue ferme-t-elle le salon ?
Non. Elle se gère comme un blocage sur la ressource concernée, pas comme une fermeture générale, sinon vous perdez les journées des autres.
Que faire si quelqu'un a déjà réservé un jour de fermeture ?
Vous la contactez et proposez deux alternatives concrètes. Pour l'éviter, la fermeture se saisit avant d'être annoncée.