Três níveis de disponibilidade
A disponibilidade de um salão escreve-se em três níveis. O primeiro é a recorrência: os horários normais de cada dia da semana, que mudam poucas vezes. O segundo é a exceção: um fecho a meio da semana, uma abertura extraordinária, um dia com horário reduzido.
O terceiro nível são os bloqueios individuais: uma pessoa em formação, uma hora dedicada a um fornecedor, uma ausência. Estes não fecham o salão, fecham um recurso, e confundi-los com os fechos gerais é o erro que deixa o calendário mais aberto do que devia.
Quando os três níveis existem mesmo, as férias tornam-se uma operação de dois minutos: insere-se uma exceção sobre o período e a disponibilidade pública deixa de oferecer esses dias. Quando não existem, as férias tornam-se um dia passado a cancelar horários à mão.
Onde se erra mais vezes
O gráfico é qualitativo e indica com que frequência cada situação cria problemas.
Três níveis, três ferramentas
A tabela liga cada situação à forma correta de a gerir.
| Situação | Nível | Efeito |
|---|---|---|
| Horários normais da semana | Recorrência | Base da disponibilidade |
| Fecho a meio da semana | Exceção | Fecha todo o salão |
| Férias ou período longo | Exceção sobre período | Fecha todo o salão |
| Ausência de uma pessoa | Bloqueio sobre o recurso | Fecha só essa agenda |
Como configurá-las
Defina as recorrências
Os horários normais de cada dia.
Acrescente as exceções
Fechos, horários reduzidos, aberturas extraordinárias.
Use os bloqueios para as pessoas
Ausências e compromissos individuais.
Insira as férias com antecedência
Antes de alguém marcar lá dentro.
Para manter sob controlo
- Insira os fechos antes de os anunciar.
- Distinga as ausências individuais dos fechos do salão.
- Verifique os dias marcáveis com antecedência antes das férias.
O parâmetro que quase toda a gente esquece é até onde no futuro se pode marcar. Se for de seis meses e as férias ainda não estiverem inseridas, alguém vai marcar dentro das férias: a marcação será legítima e a desmarcação caberá ao salão.
As ausências individuais devem manter-se separadas dos fechos gerais também por uma razão prática: uma pessoa ausente não deve fechar o salão, e se a única ferramenta disponível for o fecho total acaba-se por perder dias inteiros de trabalho das outras.
Recorrências, exceções e bloqueios
O calendário da Saloria gere disponibilidades recorrentes para cada profissional, exceções para fechos e horários extraordinários e bloqueios individuais para ausências e compromissos. O salão define também a antecedência mínima e quantos dias com antecedência se pode marcar, por isso férias inseridas a tempo nunca são oferecidas online.
Perguntas frequentes
Como giro as férias sem cancelar marcações?
Inserindo a exceção sobre o período antes de esses dias ficarem marcáveis: depende de até onde no futuro aceita marcações.
A ausência de uma colega fecha o salão?
Não. Gere-se como bloqueio sobre o recurso concreto, não como fecho geral, ou perde os dias das outras.
O que faço se alguém já marcou num dia de fecho?
Contacta-a e propõe duas alternativas concretas. Para o evitar, o fecho insere-se antes de ser anunciado.